Funciones de una secretaria en una organización.

El desempeño de cualquier organización depende de los esfuerzos realizados por los secretarios. Los deberes de una secretaria incluyen el desempeño de las responsabilidades generales básicas, organizativas y regulares de la oficina de la empresa, los diferentes departamentos y el ejecutivo. Ayudan en la gestión de la oficina electrónica y también en el manejo de asuntos administrativos. Los deberes de una secretaria la mayoría de las veces pasan desapercibidos para el público. Sin embargo, juegan un papel crucial en la organización y el mantenimiento de la organización en el buen camino.

Nos embarcamos en una misión para mostrar la importancia de las secretarias en el buen funcionamiento de la organización y el manejo de otras tareas organizacionales. Algunas de las funciones realizadas son desconocidas por muchas personas. Sus roles van más allá de simplemente tomar notas y contestar el teléfono. La profesión ha recorrido un largo camino para convertirse en esencial para todas las operaciones para la toma de decisiones en la organización.

Responsabilidades de un secretario.

El trabajo de la secretaria difiere según el campo. Sin embargo, realizan funciones similares desde el campo médico, legal hasta secretarios de empresas. Las habilidades de secretarias altamente competentes tienen una gran demanda en la industria actual. A menudo está lleno de horarios de trabajo ocupados y plazos ajustados.

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Ejemplos de títulos de trabajo de secretaria

• Secretario
• Secretaria legal
• Secretario Ejecutivo
• Secretaria (medio tiempo)
• Recepcionista

¿Qué son las funciones de secretaria?

Muchas personas a menudo confunden los roles de una secretaria con un asistente personal. Sin embargo, en teoría, las funciones de un asistente personal son diferentes a las de una secretaria. Una secretaria requiere fuertes habilidades y competencias, a diferencia de un asistente personal. Una secretaria realiza tareas complejas que afectan el funcionamiento central de la organización.

Los deberes de la secretaria de oficina varían según la industria o el empleador. La profesión, sin embargo, se relaciona entre sí debido a las similitudes en los entornos de trabajo. Las secretarias en diferentes lugares de trabajo realizan los mismos deberes y responsabilidades. Esto afecta las operaciones de la organización. Aquí hay algunas funciones estándar y principales que realizan las secretarias en diferentes entornos de trabajo:

1. Recepción

Cuando se trata de los puestos de oficina general, los deberes de los secretarios incluyen ayudar a los nuevos trabajadores y visitantes a orientarse en la organización. Algunas de las funciones típicas incluyen dirigir a los visitantes a los departamentos y oficinas correspondientes. También les muestran a los nuevos empleados sus estaciones de trabajo en su primer día. Por lo general, proyectan la imagen general de la empresa al ofrecer una recepción profesional y de clase mundial a los visitantes de la oficina.

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2. Presentación

Otra función principal de las secretarias incluye la gestión de los archivos de los clientes y trabajadores. También almacenan los registros producidos que son críticos para futuras referencias. En el ejemplo de un entorno hospitalario, es función de las secretarias producir el expediente del paciente durante su cita con la enfermera o el médico. También lo almacenan cuando se concluye la cita. Colocan los archivos en orden alfabético y utilizan el último y más simple sistema de archivo para facilitar el almacenamiento y la recuperación rápida.

3. Correspondencia

Cuando se trata de la configuración de la oficina, las secretarias a menudo sirven de enlace para las llamadas telefónicas entrantes y salientes y la correspondencia por correo. Recogen las llamadas telefónicas de los clientes, clientes, socios comerciales. También ayudan a resolver las consultas publicadas por los clientes o reenvían a los clientes para obtener más orientación al departamento correspondiente. También actúan realizando llamadas telefónicas en nombre de la dirección al comunicar la información a los clientes.

Programan citas y hacen consultas de seguimiento. Tomar notas es una habilidad esencial para las secretarias, especialmente de los gerentes. También preparan el memorándum o cartas y el cribado de correos electrónicos. También escriben las actas durante las reuniones oficiales.

4. Gestión de documentos

Los documentos son críticos para la organización y es responsabilidad exclusiva del secretario administrarlos. Esto es a través de la copia de documentos para envío por correo o distribución interna. Los documentos también deben ser enviados por fax desde la empresa a los clientes, posibles socios comerciales o clientes. También reciben los faxes entrantes a medida que son guiados al departamento correspondiente.

También distribuyen los documentos a los empleados y clientes a través de diferentes formas, como correo electrónico, Excel, Word y hojas de cálculo. Las secretarias también revisan y redactan los correos electrónicos antes de enviarlos a los canales apropiados.

5. Tareas generales de oficina

Cuando se trata de oficinas pequeñas, las funciones de una secretaria pueden ser diversas para realizar las tareas administrativas de rutina y otros mandados relacionados que ayuden al trabajo de los demás. Esto incluye el trabajo de programación y reprogramación de citas que inicialmente habían sido canceladas. También incluye el pedido de suministros de oficina, la toma de notas y la preparación de refrigerios para los visitantes.

6. Soporte

Una función importante de una secretaria es ofrecer apoyo al gerente o gerentes en diferentes departamentos de la organización. Si bien los puestos de trabajo pueden diferir, siendo otros complejos u ocupados asignar a cada equipo directivo una secretaria personal. Otros lugares de trabajo designan a una secretaria para atender a algunos gerentes senior con solo el director ejecutivo con una secretaria personal.

7. Realización de tareas diarias

Algunas de las tareas similares que realizan las secretarias están relacionadas con la gestión de la información. El secretario gestiona los sistemas de archivo en papel y electrónico. También manejan los correos de ruta y operan una gran cantidad de máquinas de oficina, como impresoras, máquinas de fax, computadoras y equipos de videoconferencia. En otras estaciones de trabajo, las secretarias están involucradas en tomar dictados y crear informes y cartas.

Otros también revisan borradores que han sido escritos por los gerentes. Las secretarias deben poseer excelentes habilidades gramaticales y ortográficas. También deben escribir de forma rápida y precisa y hábil cuando se trata de servicio al cliente. Deben tener los conocimientos técnicos para el manejo de diferentes programas informáticos que incluyen bases de datos, hojas de cálculo y gráficos.

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deberes y responsabilidades del secretario

Se espera que una secretaria realice las siguientes responsabilidades;

Antes de las reuniones del comité

• Asignación de una sala donde se debe llevar a cabo la reunión
• Reunión con el presidente y acuerdo sobre el orden del día general de la reunión
• Envío de un aviso a los miembros del comité del lugar y hora en que está prevista la celebración de la reunión y el orden del día acordado.
• Preparar todos los documentos relevantes para la reunión al menos una semana antes de la reunión real. Los documentos también deben incluir la correspondencia de la última reunión y el acta que es un registro de la reunión anterior.

Durante las reuniones del comité

• Toma de notas de las personas presentes en la reunión. Además, señalar a las personas que no están presentes pero que antes enviaron una disculpa.
• Circulación y lectura de las actas de la última reunión, mientras se hacen preguntas sobre las actas y se modifican las actas cuando sea necesario.
• Tomar notas de lo que dicen los participantes de la reunión al informar sobre la acción inmediata emprendida. Asimismo, tomar nota de las decisiones adoptadas por el comité.
• Informar a la comisión de cualquiera de las cartas que hayan sido escritas por el secretario y de las respuestas recibidas para su inmediata actuación.

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Después de las reuniones del comité

• Redactar las actas formales de las notas tomadas capturadas durante la reunión a tiempo para el tema de la próxima reunión del comité.
• Escribir y enviar cualquiera de las cartas que el comité había solicitado anteriormente que se trataran.

Sigue siendo responsabilidad exclusiva del secretario mantener los últimos registros de lo siguiente;

• Los nombres, direcciones oficiales y números de teléfono de los miembros del comité.
• Los nombres y direcciones de los miembros de la asociación comunitaria.
• Reuniones a las que han asistido los miembros asociados de la comunidad relacionada
• Importante contacto de los funcionarios correspondientes.

¿Cuáles son los deberes de secretaría específicos del puesto de trabajo?

Hay diferentes deberes asignados a los diferentes secretarios en diferentes industrias. Estas son las responsabilidades específicas de las secretarias que se ajustan a la descripción del trabajo.

Responsabilidades generales del secretario

• Asegurarse de que las reuniones del comité se administren adecuadamente a los miembros.
• Asegurarse de que las otras reuniones, como la AGM y los eventos, también se administren adecuadamente.
• Mantener los registros de membresía para adaptarse al sistema actual
• Seguimiento de los puntos de acción de los miembros de la comunidad tomados durante las reuniones.

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Responsabilidades específicas del secretario

• Planear y preparar las reuniones del comité y la AGM con otros y asignarlos adecuadamente. Esto incluye la planificación de las fechas de las reuniones, el envío de notificaciones de reuniones, la reserva de salas, las actas y otros documentos relevantes. Asimismo, elaborar los órdenes del día de las reuniones finales en coordinación con el presidente.
• Asegurarse de que haya otra toma de minutos para las reuniones del comité. Especialmente cuando se trata de reuniones cerradas.
• Registrar con precisión las decisiones y las acciones en las actas y el informe a las próximas reuniones del comité y el progreso de las acciones con los resultados y decisiones formuladas durante las reuniones.
• Mantener los registros actualizados de membresía exactos y precisos. Además, emitir los avisos de renovación y también registrar las cuotas de membresía con enlace con el tesorero.
• Atender la correspondencia a través de la redacción de cartas y correos electrónicos que se habían acordado durante las reuniones del comité. Asimismo, resumir la correspondencia y los correos electrónicos que se hayan recibido para la próxima reunión y redactar las respuestas oportunas.
• Planificación de cualquiera de los informes relacionados que deben realizarse. Esto incluye el informe anual para los miembros de la asociación comunitaria.

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deberes generales

• Asegurarse de que se cumplan los requisitos de la Casa de la Compañía.
• Asegurarse de que las reuniones del comité se administren y se registren adecuadamente.
• La lista de los directores de la casa de sociedades también debe actualizarse al estado actual
• Asegurarse de que las AGM y las EGM sean atendidas y registradas adecuadamente
• Mantener actualizados los registros de afiliación.
• Asegurar que las declaraciones anuales coincidan con los organismos reguladores según corresponda en el formato adecuado.

Hay muchas oportunidades de trabajo para secretarias en diferentes sectores de la economía. Algunos de los mayores empleadores de las secretarias se incluyen en los siguientes sectores;

• Asistencia social
• Cuidado de la salud
• Educación
• Estaciones de trabajo profesionales
• organizaciones religiosas
• Gobierno y sociedades civiles
• Servicios científicos y técnicos

Habilidades y competencias básicas de las secretarias

1. Compromiso con el crecimiento profesional

Las secretarias deben entender que la profesión está en continua evolución y por ello deben seguir actualizando sus habilidades. Los empleadores dependen de ellos para mejorar continuamente la eficiencia de la oficina del lugar de trabajo a través de sus habilidades. Las secretarias pueden impresionar a los empleadores prolongando su capacitación y buscando otras oportunidades para agregar a sus habilidades actuales. Esto sigue haciendo crecer sus valores profesionales que están relacionados con las habilidades en su CV.

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2. Excelentes habilidades de comunicación

La mayor parte del tiempo que pasan las secretarias está en el teléfono, correos electrónicos, informes, cartas y en la recepción. Esto implica el uso de la primera impresión en la convocatoria de las ideas y valores de toda la organización. El crecimiento continuo del negocio depende de cómo se trate a los clientes, socios y clientes. Las secretarias deben escuchar a los clientes, seguir instrucciones e informar sus comentarios. Debe existir el estrés de las habilidades de comunicación verbal y organizacional que lo diferencien de otros solicitantes.

3. Apertura al trabajo en equipo

Los secretarios deben estar abiertos al trabajo en equipo con otros departamentos para garantizar que se logren los objetivos de la organización. Esto significa que se debe aplicar la innovación, la colaboración y el trabajo duro. Deben tomar iniciativas para garantizar que mejoren la eficiencia del lugar de trabajo.

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Además de las habilidades anteriores, las secretarias también deben poseer habilidades interpersonales, realizar múltiples tareas y prestar atención a los detalles. Dado que es un trabajo bastante estresante, también deben tener habilidades de manejo del estrés debido a la gran cantidad de trabajo. Los deberes de una secretaria pueden extenderse y ser diversos de las diferentes industrias. Hay un crecimiento continuo del valor de las secretarias, por lo que se crean más oportunidades.

En caso de que esté entusiasmado con la perspectiva de trabajar en un mostrador de recepción, prepárese para aumentar la influencia en las operaciones de la organización. También asegúrese de aprender los deberes de una secretaria en una organización. Debe haber una mejora en las calificaciones para diferenciarse del resto de las secretarias. Para obtener más habilidades y competencias en la profesión de secretariado, se le recomienda inscribirse en los diferentes cursos de Administración y Secretariado.

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